Was ist eine E-Rechnung und warum kommt die Umstellung?
Das Bundesfinanzministerium verpflichtet ab dem 1. Januar 2025 alle inländischen Unternehmen dazu, Rechnungen an Geschäftskunden ausschließlich in elektronischer Form auszustellen. Diese gesetzliche Vorgabe dient insbesondere dem Kampf gegen Umsatzsteuerbetrug. Zudem plant man die Einführung eines elektronischen Meldesystems, das die Rechnungsdaten direkt an die Finanzverwaltung übermittelt.
Wichtiger Hinweis: Eine PDF ist keine E-Rechnung
Es ist entscheidend zu verstehen, dass eine Rechnung im PDF-Format, die möglicherweise per E-Mail versendet wird, nicht als E-Rechnung gilt. Eine gültige E-Rechnung muss spezifische Vorgaben erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 definiert sind. Akzeptierte Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung erfüllen diese Normen und sind damit konform mit den Anforderungen für E-Rechnungen. Dies stellt einen wichtigen Schritt in der Sicherstellung der Rechtskonformität deiner Rechnungsprozesse dar.
Vorteile der E-Rechnung für dein Unternehmen
- Effizienz und Kosteneinsparung: Mit der Einführung der E-Rechnung kannst du von erheblichen Kosteneinsparungen profitieren. Durch den Wegfall von Papierrechnungen reduzierst du die Druck- und Versandkosten deutlich. Ein weiterer Vorteil ist die Verkürzung der Bearbeitungszeiten durch digitale Workflows, was die Effizienz deiner Finanzprozesse steigert.
- Verbesserung der Transparenz: Digitale Belege sind jederzeit und von überall abrufbar, was die Transparenz und Auskunftsfähigkeit deines Unternehmens verbessert. Die Zusammenarbeit mit deiner Steuerkanzlei und anderen Geschäftspartnern wird dadurch effizienter und sicherer.
- Optimiertes Cash-Management: Durch schneller bearbeitete Rechnungen verbessert sich dein Cash-Management. Dies ermöglicht dir, Skonti effektiver zu nutzen und den Zahlungseingang zu beschleunigen, was wiederum zu einer verbesserten Liquidität führt.
Übergangsregelungen und wichtige Termine
- Von 01.01.2025 bis 31.12.2026: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle im Inland ansässigen Unternehmen ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze, die sie im Rahmen von Geschäften mit anderen inländischen Unternehmen erbringen (Business-to-Business), elektronisch als E-Rechnungen empfangen. Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind steuerfreie Umsätze sowie Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten.
- Von 01.01.2027 bis 31.12.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen zu versenden. Kleinere Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate mit Zustimmung versenden. Auch EDI-Verfahren sind bis zum Ende dieser Phase erlaubt.
- Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich müssen elektronische Rechnungen versenden. Wichtig zu beachten ist, dass eine PDF-Datei nicht den Anforderungen einer E-Rechnung entspricht, da sie nicht den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931 genügt.
Schritt-für-Schritt: Die Einführung der E-Rechnung in deinem Unternehmen
- Schritt 1: Analyse und Planung: Starte mit einer gründlichen Analyse deiner aktuellen Rechnungsprozesse. Identifiziere, welche Anpassungen notwendig sind, um die E-Rechnung effektiv zu implementieren. Leg fest, wer in deinem Team die Verantwortung für die Umstellung übernimmt
- Schritt 2: Umsetzung des E-Rechnungseingangs: Richte eine zentrale E-Mail-Adresse für alle E-Rechnungen ein. Informiere deine Lieferanten über die Umstellung und stelle sicher, dass deine Systeme die neuen Formate korrekt verarbeiten können.
- Schritt 3: Umsetzung des E-Rechnungsausgangs: Bevor du beginnst, E-Rechnungen zu versenden, solltest du das Einverständnis deiner Kunden einholen. Aktualisiere deine Systeme, um sicherzustellen, dass alle ausgehenden Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Schritt 4: Mitarbeitende schulen, Prozesse dokumentieren und optimieren: Schule deine Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen. Dokumentiere die neuen Abläufe detailliert, um Compliance sicherzustellen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen zu können.
Fazit: Warum du nicht zögern solltest
Die Umstellung auf die E-Rechnung stellt einen wichtigen Schritt in die digitale Zukunft dar. Beginne frühzeitig mit den Vorbereitungen, um deinem Unternehmen rechtliche Konformität und finanzielle sowie operative Vorteile zu sichern.